De smartphone kan opdringerig aanwezig zijn in de horeca, de openbare ruimte, het bedrijfsleven, het openbaar vervoer… waar niet eigenlijk. Wordt het tijd voor een ‘hoe heurt het eigenlijk’ voor mobiel appen en telefoneren?
– door Birthe van Meegeren –
Lilian Woltering, etiquettedeskundige: “Ik geef veel workshops over zakelijke omgangsvormen. Ik hoor vaak dat veel mensen zich ergeren aan het gebruik van de smartphone door collega’s. Sms’en tijdens vergaderingen en bizarre ringtones worden vaak genoemd. En laten we eerlijk zijn; het is gewoon niet netjes om een telefoontje aan te nemen terwijl je met iemand staat te praten. Of dat je zomaar een vergadering uitrent met een telefoon aan je oor… Dat doe je bij een klant ook niet, dus waarom bij collega’s wel?”
In de ban?
Als zoveel collega’s zich kennelijk storen aan het gebruik van de smartphone tijdens vergaderingen, is het misschien een idee om het gebruik af te schaffen of in elk geval in te perken? Lilian verrichte een enquete: 3/4 procent van de respondenten is het hiermee eens en vindt dat alleen heel dringende telefoontjes gepleegd mogen worden. Aan beleidsvorming heeft het grootste gedeelte van de respondenten vooralsnog geen behoefte.
Op trilfunctie
Toch ontstaat bij steeds meer organisaties beleid op het gebied van smartphones. De meest voorkomende regel is dat de mobiel tijdens vergaderingen uit moet of alleen in noodgevallen beantwoord mag worden.
Het is slim om dan af te spreken dat collega’s vooraf melden dat zij een belangrijk telefoontje verwachten. Of de regel: ‘Het geluid moet op kantoor uitstaan, zodat niet iedereen gek wordt van de geluiden. Op trilfunctie mag wel.’
Uniform beleid, zoals we dat bijvoorbeeld kennen bij de tafeletiquette, zit er nog niet in. Daarvoor is er een te groot grijs gebied. Een belangrijke klant kun je soms nu eenmaal niet laten wachten. Net zoals een telefoontje van de kinderopvang als je kind opeens ziek wordt.
Afleiding?
Etiquette of niet, de smartphone wordt op kantoor nu eenmaal gebruikt. Bijvoorbeeld om de agenda te checken voor het maken van een afspraak, stukken door te mailen, of aantekeningen te verwerken.
Sommigen bekennen eerlijk dat zij de smartphone weleens gebruiken omdat zij zich vervelen. Opmerkelijk is wel dat een kwart toegeeft zijn of haar mobieltje weleens te gebruiken tijdens een overleg, terwijl meer dan driekwart beweert dat collega’s dit doen. Daar zit toch ergens een discrepantie!
Volgens Lilian heeft dit alles te maken met bewustzijn. Veel mensen hebben niet eens meer in de gaten dat zij constant met hun mobieltje in de weer zijn. Even appen of snel even de e-mail checken. Dat geldt helemaal voor de jongere generaties die ermee zijn opgegroeid. Het eerste wat zij vaak doen als ze ergens aanschuiven, is de smartphone op tafel leggen.
Een mooi voorbeeld zagen we ook in de Tweede Kamer; ministers die na hun deelname aan het debat op hun plek gingen twitteren en daarna een vraag stelden die net daarvoor beantwoord was!
Als we met onze telefoon bezig zijn, verslapt onze aandacht voor wat er besproken wordt. Mensen zijn namelijk niet in staat om tegelijkertijd te bellen en bijvoorbeeld een vergadering te volgen.
Uit met dat ding
Spreek elkaar er gewoon op aan. Praat met je collega’s over het feit dat je het vervelend vindt dat mobieltjes kennelijk voorrang hebben op andere gesprekken. Of maak met jezelf een afspraak, als je het moeilijk vindt om je mobiel met rust te laten: in gezelschap gaat hij uit!
Deze column verscheen eerder op de website van de Wine & Dine Academy
Birthe van Meegeren DipWSET/WA richtte eind 2016 haar eigen bedrijf voor wijnadvies & training op | birthevanmeegeren.nl
Zij is tevens medeoprichter van de Wine & Dine Academy
Birthe deelt van tijd tot tijd een column op wino.sjakes.com